Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Dokumenttien hallinta

Dokumenttien hallinta – löydä tieto helposti ja tietoturvallisesti

Dokumentit, asiakirjat ja tiedostot. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Nykypäivän digitaalisessa työympäristössä dokumenttien hallinnan on oltava helppoa ja sen on tuettava esimerkiksi usean käyttäjän yhtäaikaisia muokkauksia. Samalla myös dokumenttien oikeanlaisen hallinnan vaatimukset ovat kasvaneet rinnalla. Siitä huolimatta verkkolevyjä ja jopa sähköpostisovellusta käytetään vielä tänä päivänä monissa organisaatioissa yhteisten dokumenttien hallintaan, jolloin dokumenttien saatavuus, saavutettavuus ja hallittavuus jäävät kunnolla toteutumatta. Dokumenteista saattaa kiertää eri versioita työntekijöiden sähköposteista ja verkkolevyjen käyttöoikeudet ovat sekaisin. Näistä tavoista kannattaa pyrkiä eroon ja löytää tietoturvallisempi ja digitaalista tiimityötä tukeva ratkaisu dokumentinhallintaan. Meillä on tähän parhaimmat ratkaisut.

Dokumentit ovat organisaation digitaalista pääomaa. Yrityksen tieto asuu dokumenteissa. Siksi yrityksen on tärkeä huolehtia siitä, että dokumentit ovat ajan tasalla, käytettävissä ja helposti löydettävissä. Dokumenttien hallinta onnistuu oikeilla työkaluilla :

  • SharePoint on dokumentinhallintajärjestelmä, johon tallennetaan organisaation tarvitsemat dokumentit
  • Microsoft Teams on tiimityön keskus joka taustalla hyödyntää SharePointia ja sen dokumentinhallinnan ominaisuuksia tiedostojen käsittelyssä
  • Yammer tallentaa jatkossa kaikki keskustelujen liitedokumentit SharePointiin
  • OneDrive for Business on paikka henkilökohtaisten dokumenttien hallintaan.

Dokumenttien hallinta koko niiden elinkaaren ajan

Dokumenttien metatiedot kannattaa suunnitella käyttötarpeesta lähtien ja niiden monipuolinen hyödyntäminen on suositeltavaa. Metatietoja kannattaa soveltaa mahdollisimman laajasti, mutta automaattisesti. Niiden syöttäminen käsin ei ole tarkoituksenmukaista. Solu Digitalin kehittämät työkalut ja menetelmät tarjoavat ratkaisun dokumenttien koko elinkaaren kattavaan hallintaan ja metatietomallin tasapainoiseen ja käyttäjäystävälliseen toteuttamiseen.

Dokumenttien oikeanlainen hallinta oikeilla työkaluilla on yksi avaintekijä myös yrityksen tietoturvallisuudesta huolehtimisessa. Dokumenttien oikeanlaiset vanhenemiskäytännöt, poistamisen tai säilytyksen, automatisointi, samoin kuin salauskäytännöt tehdään pohjautuen dokumenttien luokittelumalliin.

Migraatio useista eri lähteistä SharePointiin

Lähtötilanteessa asiakasorganisaation dokumentit ovat usein hajallaan eri paikoissa, kuten verkkolevyasemilla, sähköpostissa, henkilöstön tietokoneilla ja muualla. Solu Digital siirtää dokumentit SharePointiin palveluna joko migraatiotyökaluja hyödyntäen tai räätälöidyn skriptin avulla. Käyttäjien omat dokumentit kannattaa yleensä siirtää OneDrive for Businessiin käyttäjien itsensä toimesta ja Solu Digitalin ohjeilla.

Solu Digitalin asiantuntijat opastavat ja kouluttavat koko henkilöstön dokumenttien oikeanlaiseen hallintaan, jolloin käytännön jalkauttaminen koko organisaatioon on helppoa ja ketterää.

Haluatko kuulla lisää dokumenttien hallinnasta? Ota yhteyttä Henryyn.

Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner

040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi

SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

Skanska Valio L&T Metso automation Fennia Eduskunta   Vero

Copyright © 2019 Solu Digital