Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Ketterää projektinhallintaa Microsoft Projectilla

15.4.2018

Office 365 -palveluiden myötä olemme saaneet tottua välillä jopa hengästyttävään tahtiin ilmestyviin uusiin ominaisuuksiin. Yksi viime aikojen ehdottomasti mielenkiintoisimpia ominaisuuksia ovat Microsoft Projectiin tulleet ketterät projektinhallintaominaisuudet. Ketterän projektinhallinnan menetelmistä on tuotu työkalut Scrumin ja Kanbanin hyödyntämiseen. On kuitenkin hyvä huomata, että uudet ominaisuudet tulevat käyttöön vain Office 365 -tilauksen kautta käytettävään Microsoft Projectiin.

Uusien ominaisuuksien myötä laajenevat ohjelman käyttömahdollisuudet entisestään. Hienoa on se, että uudet ketterät projektinhallintaominaisuudet pikemminkin täydentävät kuin poissulkevat asioita. Näin kynnys lähteä kokeilemaan on matala. Uusien ominaisuuksien myötä etenkin projektien toteutus- ja seurantavaihe saa uusia mahdollisuuksia.

Scrumia ja Kanbanin varten on tuotu käyttöön omat näkymät, perinteisen kaltainen taulukko ja visuaalinen taulu. Työkalut ovat yksinkertaisia ja varsin joustavia. Voit helposti vaihtaa Scrumin ja Kanbanin välillä, taulun rakennetta voi muuttaa, lisätä säiliöitä tarpeen mukaan joko käsin tai automaattisella työkalulla, joka tunnistaa projektin keston. Tilanteen raportointi ja seuranta sujuvat myös joustavasti omilla työkaluilla.

Käyttäjä voi edelleen suunnitella projektin vanhoilla tutuilla tavoilla ja lähteä hyödyntämään uusia ketteriä ominaisuuksia vasta toteutusvaiheessa. Mikään ei myöskään estä sitä, että projekti suunnitellaan alusta alkaen Scrumin tai Kanbanin opein.

Joskus on kuultu väittämä siitä, että Microsoft Project on kankea ja ettei siitä ole mitään hyötyä etenkään ketterissä menetelmissä. Nyt viimeistään on syytä päivittää käsityksiä ja lähteä rohkeasti kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia. Jos olet Project Online -tilaaja, voit hallinnoida projekteja ja tehtäviä yksinkertaisten ja visuaalisten taulujen avulla, jotka tukevat Scrumia ja Kanbania. Tämä tehdään Microsoft Project -ohjelmassa seuraavasti.

Napsauta valintanauhan Projekti (Project) -välilehdeltä Joustava (Agile)

Agile-Project-1-1024x129

Valintaikkunassa valitse menetelmä, esim. Kanban

Agile-Project-2

Jos valitsit Kanban-menetelmän, saat käyttöösi valintanauhan Kanban-välilehden. Tämän jälkeen voit hiirellä siirtää tehtäviä sarakkeesta toiseen Keskeneräisten töiden taulu -näkymässä (Backlog Board).

Agile-Project-3

Esimerkkikuvassa on oikeaan laitaan lisätty uusi ”Hyväksytty”-sarake, johon hyväksytyt tehtävät voidaan hiirellä raahata.

Agile-Project-4

Tehtäviä voidaan hallita myös Keskeneräisten töiden taulukko -näkymässä (Backlog Sheet).

Agile-Project-5

Kaikki Kanban-näkymissä tehdyt muutokset päivittyvät johdonmukaisesti myös Gantt Kaavio -näkymään (Gantt Chart). Tällöin Agile-kentän avulla voidaan määritellä, käytetäänkö tehtävää Kanban-menetelmässä.

Agile-Project-6

Projektin Agile-tilanneraportteja voidaan tarkastella valintanauhan Raportti (Report) -välilehden kautta.

Agile-Project-7

Edellä kuvattiin Kanban-menetelmää. Jos valitset Scrum-menetelmän, saat käyttöösi Sprint-kentän ja -Sprintti-näkymiä. Tarvittaessa voit määritellä sprint-aikajaksot Hallinta (Adjust) -toiminnon avulla esimerkiksi kahden viikon pituisiksi.

Agile-Project-8

Sprintti-näkymissä voit tarkastella kaikkia tehtäviä tai keskittyä pelkästään kuluvan jakson tehtäviin.

Agile-Project-9

Lue lisää Project 2016:n uusista ominaisuuksista!

Arno Hakkarainen, Senior Consultant
Mikko Sorsa, Senior Consultant

Julkaistu: 15.4.2018


Project Online käyttöön – Ketterästi käyttöön

24.10.2016

“Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla.” sanoo Arno Hakkarainen.

Pilvipalvelut ovat teknisesti heti tarjolla käyttöön pienin mukautuksin. Miten huolehdimme, että käyttäjät ja koko organisaatio kykenee hyödyntämään työkalun mahdollisuudet nopeasti ja joustavasti. Voiko käyttöönotto olla ketterä?
Microsoftin Project-tuoteperhe tarjoaa joustavan ja monipuolisen valikoiman erilaisiin projektinhallinnan työvälinetarpeisiin. Valikoiman mielenkiintoisin tuote on pilvipalveluihin nojautuva Project Online. Se tarjoaa Project Serverin tavoin monipuolisen ja skaalautuvan alustan projektinhallinnan eri kypsyystasoille. Organisaation koolla ei liioin ole väliä, tuote tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia niin pienille kuin suurille käyttäjämäärille.

Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla. Varsinaiset mukautukset, salkkuattribuutit, näkymät, käyttäjäoikeudet ja vastaavat tehdään samoin kuin perinteisessä palvelinratkaisussa.

Organisaation projektikulttuurin kypsyys ja käyttäjämäärä ohjaavat ratkaisun käyttöönottoprosessia. Kun asiakkaalla on selvä kuva siitä mitä tavoitellaan välineen käyttöönotolla, on varsin helppo yhdessä määritellä miten asiat ja toiminnallisuudet viedään työvälineeseen. Useammin on kuitenkin edessä tilanne, jossa asiakas on vasta siirtymässä yhteisten projektityötapojen käyttöön. Tällöin korostuu toimittajan vastuu siitä, että osataan kulkea käyttöönottoprosessi oikein ja asiakkaan kannalta tehokkaasti eteenpäin. Tiekartan laatiminen yhdessä ja vaiheittainen eteneminen luovat edellytykset onnistuneelle käyttöönotolle ja työkalun arjen käytölle.

”Learn-By-Doing”

Perinteisesti käyttöönotto tapahtuu pienen tiiviin ryhmän kanssa. Tavoitteena on saada mahdollisimman valmista ennen ratkaisun lanseerausta organisaatiolle. Tapa on tehokas, mutta pitää sisällään monia seikkoja joiden kanssa tulee olla tarkkana, kuten käyttötapojen määritys eri rooleissa, koulutukset ja muutoksen hallinta.

Kokemus on osoittanut hyväksi, tavan edetä pienin joustavin askelin eteenpäin. Määritellään ja viedään järjestelmään perusasiat, niin sanotut minimivaatimukset, jonka jälkeen lähdetään etenemään laittaen toiminnallisuus kerrallaan kuntoon.
Se kuinka nopeasti edetään ja mitä toiminnallisuuksia otetaan käyttöön, riippuu asiakkaan lähtötilanteesta ja tavoitetasosta. Pienin ketterin askelin etenemällä ja laittamalla asiat pieninä palasina kuntoon saadaan synnytettyä oivalluksia ja ”ahaa-elämyksiä”. Lopputuloksena saadaan luotua yhteinen ymmärrys projektimenetelmän ja työvälineen välisestä suhteesta.

Toinen merkittävä seikka ketterässä etenemisessä on se, että näin edeten organisaation sitouttaminen on myös helpompaa. Asioita voidaan määrittää tarkemmin pienissä paloissa, jokainen käyttäjäryhmä saa äänensä kuuluviin ja samalla käyttäjät myös hahmottavat miten omat toiveet ja vaatimukset peilaavat organisaation vaatimuksiin. Näin luodaan yhdessä organisaation oma projektinhallinnan työväline.

Pilvipalvelut ovat yhä enemmän päivittäistä arkea ja ohjaavat uudenlaiseen ajatteluun työkalujen hyödyntämisestä ja teknisen alustan mahdollisuuksista. Erityisesti korostuvat mallit ja tavat, joilla otamme työkalut käyttöön joustavasti käyttäjien ehdoilla ja arkea varten.

Arno Hakkarainen
Senior konsultti, erityisosaamisena Microsoft Project -tuoteperhe

Julkaistu: 24.10.2016


SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

Skanska Valio L&T Metso automation Fennia Eduskunta   Vero

Copyright © 2019 Solu Digital