Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut

Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.

Ota yhteyttä

Lisää jäseniä—Teamsin vierailijakäyttäjäksi liittyminen

23.1.2019

Haluat kutsua Teams-tiimiisi yhteistyökumppanin, asiakkaan, tavarantoimittajan tai muuten vain henkilön, joka ei ole oman organisaatiosi jäsen. Sinulle on jo selvää, että voit kutsua vierailijakäyttäjän (englanniksi Guest User) käyttäen mitä tahansa sähköpostiosoitetta, johon kutsun haluat lähettää. 


Lisää jäseniä

Sinun ei tarvitse kutsua lähettäessäsi tietää, onko vastaanottajalla sähköpostinsa kuluttaja- vai yrityspalvelussa, onko sähköpostilaatikko pilvessä vai palvelimella, onko kyseessä ehkä jopa Office 365 -sähköposti vai onko käyttäjällä mahdollisesti Microsoft-tili.

Azure AD:n näkökulmasta vierailijakäyttäjiä voi olla neljää eri tyyppiä:

* Toisessa tenantissa (vuokraajassa) käyttöoikeuden omaava Office 365 -käyttäjä
* Lisensoimaton Office 365 -käyttäjä
* Microsoft-tili
* Muu käyttäjä.

Jokaisessa edellä luetelluista tapauksista vieraallesi muodostetaan identiteetti organisaatiosi Azure Active Directoryyn ja hänestä tehdään samalla Office 365 -vierailijakäyttäjä. Automaattisesti muodostuvan vierailijakäyttäjätunnuksen muoto riippuu siitä, perustuuko vierailijan käyttöoikeus Office 365-identiteettiin vai Microsoft-tiliin, mutta siitäkään sinun ei tarvitse nyt välittää.

Jos vierailijakäyttäjällä on käyttöoikeudellinen tai käyttöoikeudeton Office 365 -identiteetti, sitä hyödynnetään ensisijaisena tapana muodostaa vierailijakäyttöoikeus. Mikäli sitä ei ole, hyödynnetään Microsoft-tiliä. Mikäli sitäkään ei ole, vierailija ohjataan luomaan itselleen Microsoft-tili ja liittämään kutsuttu sähköpostiosoitteensa siihen. Se saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta on itse asiassa hyvin helppoa. Varmuuden vuoksi tein lyhyen videon, jonka katsomalla näet, miltä kutsusi vastaanottaminen näyttää tällaisen vierailijakäyttäjän silmin katsottuna.

SharePointissa vierailijakäyttäjän käyttökokemus ei paljoa poikkea oman organisaation jäsenen käyttökokemuksesta. Teamsin puolella eroja on ja ne on kuvattu tässä Microsoftin artikkelissa (englanniksi) https://docs.microsoft.com/fi-fi/microsoftteams/guest-experience.

Henry Scheinin

Johtava konsultti

Julkaistu: 23.1.2019


Luottamuksen rakentaminen ja hyvinvoinnin takaaminen virtuaalisesti – Mahdottomuus?

15.1.2019

Puhutaanpa hetki työntekijöiden työhyvinvoinnista. Tämä on aina ollut erityisesti henkilöstöhallinnon ja esimiesten keskuudessa tärkeä teema ja tulee aina olemaan. Mutta muuttuvatko työhyvinvoinnin edellytykset paikasta riippumattoman työkulttuurin myötä? Mitä henkilöstöhallinnon ja esimiesten tulee ottaa nykyään eri tavalla huomioon työntekijöidensä hyvinvoinnin ja motivaation takaamiseksi?

Näin yleisesti ottaen, mitkä asiat vaikuttavat positiivisesti tai negatiivisesti työntekijän viihtyvyyteen? Omasta mielestäni yksi isoin tekijä on luottamus omia kollegoita ja esimiestä kohtaan sekä vastavuoroisesti esimiehen luottamus omaa alaistaan kohtaan. Sain tähän teemaan liittyen hyviä näkökantoja pohdittavaksi LinkedInissä ja pohjaa mielipiteelleni sain Patrick Lencionin kirjasta The 5 Dysfunctions of a Team. Teoksessa käsitellään toimivan tiimityöskentelyn häiriötekijöitä. Tiimityöskentelyn perimmäisenä kompastuskivenä esitellään luottamuksen puute tiimin sisällä. Ilman luottamusta mikään ei toimi. Aion keskittyä kirjoituksessani nyt luottamuksen luomiseen organisaation sisällä.

5-dysfuctions

Yllä olevaan pyramidikuvioon on kuvattu keskeisimmät asiat, jotka puuttuessaan / epäonnistuessaan haastavat tiimityöskentelyn onnistumisen. Hyvin havainnollistaen luottamus on pyramidissa suurimpana ja kirjaimellisesti kaiken perustana.  Myös Googlen monen vuoden mittaisen selvityksen mukaan luottamus on tiimin toiminnan tärkein tekijä, sillä luottamus ja tiimin jäsenten riskinottokyky kulkevat käsikädessä. Millä tavalla organisaation ihmiset; esimiehet, alaiset ja tiimitoverit voivat ansaita luottamuksen toisiltaan?

Omasta kokemuksestani sanoisin, että luottamusta tiimiläisten keskuudessa voi luoda muun muassa läpinäkyvällä päätöksenteolla; kriittisiin päätöksiin osallistetaan koko tiimi, ja jos siihen ei ole tarvetta, päätöksistä informoidaan koko tiimiä nopealla aikataululla. Lisäksi avoimuus ja sananvapaus edistävät luottamuksen ja yhtenäisyyden tunnetta; tiimiläiset tuntevat, että voivat turvallisesti ilmaista mielipiteensä rakentavasti yhteisistä asioista. Tähän liittyen on mielestäni myös tärkeää, että jokainen tiimiläinen kokee voivansa olla epätäydellinen ihminen. Tiimiläiset uskaltavat tehdä virheitä ja myöntää tietämättömyytensä. Kuitenkin tämän ohella jokainen tiimiläinen pyrkii vahvistamaan itseään ja toisiaan niin ammatillisesti kuin psyykkisestikin. Tehtäviä  kannattaa jakaa jokaisen tiimiläisen vahvuudet huomioon ottaen, mutta myös niin, että jokainen tiimiläinen voi turvallisesti haastaa itseään kehityskohteissaan.

Entäpä miten edellytykset luottamuksen rakentamiseen muuttuvat, kun tiimiä ei näekään kasvotusten arjessa? Onko tiimin keskinäinen sekä esimiehen ja alaisen välinen luottamuksen rakentaminen helpompaa vai vaikeampaa virtuaalisesti? Mitä tulee ottaa huomioon? Uskon itse, että edellytykset luottamuksen luomiseen ja ylläpitämiseen ovat virtuaalisessa työskentelyssä melko lailla samat, kuin tiimityöskentelyssä kasvotusten. Kuitenkin virtuaalisessa työskentelyssä pitää soveltaa tähän uudenlaisia keinoja.

Luottamuksen luomisen haasteet virtuaalisessa työskentelyssä

Mitkä ovat luottamuksen luomisen haasteita virtuaalisessa työskentelyssä? Itselleni tulee mieleen ensimmäisenä se, että omaa työtoveria ei välttämättä koskaan näe kasvotusten. Omasta mielestäni luottamuksen rakentamisessa on tärkeää, että näkee kollegan olevan ammattilaisen lisäksi myös ihminen. Minulle tämä tarkoittaa sitä, että työn ohessa voin keskustella kollegani kanssa myös muun muassa vapaa-ajan kiinnostuksista, tavoitteista ja toiveista. Niin pystyn tuntemaan kollegani myös työminän ulkopuolella. Tämä luo mielestäni työtoverista inhimillisemmän kuvan, mikä automaattisesti minulla nostaa luottamuksen tunnetta häntä kohtaan. Virtuaalisessa työskentelyssä usein spontaani keskustelu jää vähemmälle, mikä omalta osaltani silloin luonnollisesti haastaa luottamuksen rakentamista.

Etäyhteyksien välityksellä asioiden ja avunpyyntöjen käsittely saattaa olla monasti hitaampaa, kuin kasvotusten. Lisäksi tekstimuotoisessa kommunikoinnissa voi herkästi syntyä väärinkäsityksiä asiasisällössä ja keskustelun sävyssä. Erityisesti kansainvälisissä tiimeissä myös mahdolliset työtapojen kulttuurierot tiimiläisten välillä saattavat hankaloittaa yhteisöllisyyden tunnetta ja sitä kautta keskinäistä luottamusta.

Keinoja luottamuksen luomiseen virtuaalisesti

Organisaatioissa muodostuu poikkeuksetta sisäisiä kulttuureita, mitkä muovaavat työntekijöiden tapoja työskennellä. Yrityksen eri yksiköissä voi muodostua hyvinkin erilaisia alakulttuureita, jotka radikaaleimmissa tapauksissa saattavat olla jopa hieman ristiriidassa keskenään. Yrityksen yhteiset arvot luovat organisaation sisällä yhteiset periaatteet toimintatapoihin ja näin ollen myös antavat pohjan myös tiimityöskentelyn pelisääntöihin.

Säännöllinen videoyhteys auttaa luomaan henkilökohtaisemman suhteen sekä esimiehen ja alaisen välillä että tiimin kesken. Oman kokemukseni mukaan myös tärkeät asiat on hyvä aina käsitellä joko videoyhteydellä tai vähintään puhelimitse. Tämä auttaa välttämään väärinkäsityksiä tärkeissä asioissa ja myös osaltaan luo inhimillisyyttä ja luottamusta ihmisten välillä.

Yksi tärkeimpiä edellytyksiä luottamuksen edistämiseen virtuaalisessa työskentelyssä on asianmukainen virtuaalinen työympäristö, mikä voi tarkoittaa muun muassa sitä, että työntekijöillä on yhteiset tavat muun muassa ryhmätyötilojen luomiseen sekä dokumenttien tallentamiseen ja löytämiseen. Tämä parantaa organisaation läpinäkyvyyttä, vähentää turhautumista ja toki parantaa työskentelyn tehokkuutta. Nämä kaikki elementit osaltaan parantavat työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunnetta, luottamusta toisiaan kohtaan ja kokonaisvaltaisesti tyytyväisyyttä ja hyvinvointia. Olemme ottaneet Solu Digitalilla luottamuksen luomisen sydämen asiaksemme ja edistämme tätä virtuaalisten työympäristöjen kehittämisen näkökulmasta. Lue tästä lisää oheisesta linkistä: https://www.solu365.com/. Jos luottamuksen rakentaminen virtuaalisesti kiinnostaa sinua teemana, suosittelen lukemaan tutkimuskatsauksemme aiheeseen liittyen: http://www.soludigital.fi/wp-content/uploads/2018/11/White-Paper-Building-Trust-in-Virtual-Teams-Solu-Digital-2018.pdf.

Mitä ajatuksia tämä aihe sinussa herättää? Millä tavalla sinä olet edistänyt luottamuksen rakentamista virtuaalisesti omassa organisaatioissasi?

Lähteet:

Lencioni, Patrick 2002. The 5 Dysfunctions of a Team. New York: John Wiley & Sons Inc.

Google 2018. Google Spent Years Studying Effective Teams. This Single Quality Contributed Most to Their Success. What matters isn’t so much who’s on your team, but rather how the team works together. https://www.inc.com/justin-bariso/google-spent-years-studying-effective-teams-this-single-quality-contributed-most-to-their-success.html.

Hanna-Mari Ilola

Manager, Customer Engagement

Julkaistu: 15.1.2019


Voiko työkaveriin luottaa?

23.11.2018

Mitkä tekijät sinulla ratkaisevat sen, että luotatko omaan tiimikaveriisi? Yhdessä sovitut tavoitteet ja pelisäännöt? Työskentelyn läpinäkyvyys ja avoimuus kaikille tiimin jäsenille? Kohtaamiset kasvotusten? Aidon ihmissuhteen luominen? Ainakin itselleni esimerkiksi nämä asiat ovat tärkeitä. Mutta olemmeko tuhoamassa luottamuksen luomisen edellytykset digitalisaation myötä? Millä tavoin voimme virtuaalisessa tiimityöskentelyssä luoda olosuhteet, jossa tiimi voi aidosti luottaa toisiinsa ilman fyysistä kohtaamista?

Tutkitusti tiimin keskinäisen luottamuksen puute vähentää merkittävästi tiimin menestystä yhteisiin tavoitteisiin nähden. Luonnollisesti luottamuksen puute alentaa myös työntekijöiden työmotivaatiota. Organisaatiot panostavat paljon fyysiseen työympäristöön samalla unohtaen virtuaalisen työympäristön. Asiantuntijatyössä jopa 80 prosenttia ihmisistä työskentelevät virtuaalisissa tiimeissä ympäri maailman. Ristiriitaista, eikö totta?

Digitaalisen työympäristön olisi tärkeä luoda vastaavanlaiset olosuhteet tiimityöskentelyyn kuin fyysinen ympäristö. Tiimin pitää pystyä aktiivisesti ja spontaanisti keskustelemaan keskenään, nähdä toisensa, tehdä työstä kaikille läpinäkyvää ja avointa sekä luoda aidot ihmissuhteet tiimiläisten välille fyysisestä etäisyydestä huolimatta. Ympäristön rakentamiseen tarvitaan henkilöstöhallinnon, viestinnän sekä tietohallinnon näkökulmat ja osaaminen.

Julkaisimme Solu Digitalilla tällä viikolla tutkimuskatsauksen virtuaalisista tiimeistä. Lue tutkimuskatsaus: White Paper Building Trust in Virtual Teams Solu Digital 2018 ja osallistu keskusteluun! Me Solu Digitalilla olemme ottaneet luottamuksen rakentamisen virtuaalitiimeissä sydämen asiaksi. Lue tästä lisää osoitteessa www.solu365.com.

Hanna-Mari Ilola

Manager, Customer Engagement

Julkaistu: 23.11.2018


Ketterää projektinhallintaa Microsoft Projectilla

15.4.2018

Office 365 -palveluiden myötä olemme saaneet tottua välillä jopa hengästyttävään tahtiin ilmestyviin uusiin ominaisuuksiin. Yksi viime aikojen ehdottomasti mielenkiintoisimpia ominaisuuksia ovat Microsoft Projectiin tulleet ketterät projektinhallintaominaisuudet. Ketterän projektinhallinnan menetelmistä on tuotu työkalut Scrumin ja Kanbanin hyödyntämiseen. On kuitenkin hyvä huomata, että uudet ominaisuudet tulevat käyttöön vain Office 365 -tilauksen kautta käytettävään Microsoft Projectiin.

Uusien ominaisuuksien myötä laajenevat ohjelman käyttömahdollisuudet entisestään. Hienoa on se, että uudet ketterät projektinhallintaominaisuudet pikemminkin täydentävät kuin poissulkevat asioita. Näin kynnys lähteä kokeilemaan on matala. Uusien ominaisuuksien myötä etenkin projektien toteutus- ja seurantavaihe saa uusia mahdollisuuksia.

Scrumia ja Kanbanin varten on tuotu käyttöön omat näkymät, perinteisen kaltainen taulukko ja visuaalinen taulu. Työkalut ovat yksinkertaisia ja varsin joustavia. Voit helposti vaihtaa Scrumin ja Kanbanin välillä, taulun rakennetta voi muuttaa, lisätä säiliöitä tarpeen mukaan joko käsin tai automaattisella työkalulla, joka tunnistaa projektin keston. Tilanteen raportointi ja seuranta sujuvat myös joustavasti omilla työkaluilla.

Käyttäjä voi edelleen suunnitella projektin vanhoilla tutuilla tavoilla ja lähteä hyödyntämään uusia ketteriä ominaisuuksia vasta toteutusvaiheessa. Mikään ei myöskään estä sitä, että projekti suunnitellaan alusta alkaen Scrumin tai Kanbanin opein.

Joskus on kuultu väittämä siitä, että Microsoft Project on kankea ja ettei siitä ole mitään hyötyä etenkään ketterissä menetelmissä. Nyt viimeistään on syytä päivittää käsityksiä ja lähteä rohkeasti kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia. Jos olet Project Online -tilaaja, voit hallinnoida projekteja ja tehtäviä yksinkertaisten ja visuaalisten taulujen avulla, jotka tukevat Scrumia ja Kanbania. Tämä tehdään Microsoft Project -ohjelmassa seuraavasti.

Napsauta valintanauhan Projekti (Project) -välilehdeltä Joustava (Agile)

Agile-Project-1-1024x129

Valintaikkunassa valitse menetelmä, esim. Kanban

Agile-Project-2

Jos valitsit Kanban-menetelmän, saat käyttöösi valintanauhan Kanban-välilehden. Tämän jälkeen voit hiirellä siirtää tehtäviä sarakkeesta toiseen Keskeneräisten töiden taulu -näkymässä (Backlog Board).

Agile-Project-3

Esimerkkikuvassa on oikeaan laitaan lisätty uusi ”Hyväksytty”-sarake, johon hyväksytyt tehtävät voidaan hiirellä raahata.

Agile-Project-4

Tehtäviä voidaan hallita myös Keskeneräisten töiden taulukko -näkymässä (Backlog Sheet).

Agile-Project-5

Kaikki Kanban-näkymissä tehdyt muutokset päivittyvät johdonmukaisesti myös Gantt Kaavio -näkymään (Gantt Chart). Tällöin Agile-kentän avulla voidaan määritellä, käytetäänkö tehtävää Kanban-menetelmässä.

Agile-Project-6

Projektin Agile-tilanneraportteja voidaan tarkastella valintanauhan Raportti (Report) -välilehden kautta.

Agile-Project-7

Edellä kuvattiin Kanban-menetelmää. Jos valitset Scrum-menetelmän, saat käyttöösi Sprint-kentän ja -Sprintti-näkymiä. Tarvittaessa voit määritellä sprint-aikajaksot Hallinta (Adjust) -toiminnon avulla esimerkiksi kahden viikon pituisiksi.

Agile-Project-8

Sprintti-näkymissä voit tarkastella kaikkia tehtäviä tai keskittyä pelkästään kuluvan jakson tehtäviin.

Agile-Project-9

Lue lisää Project 2016:n uusista ominaisuuksista!

Arno Hakkarainen, Senior Consultant
Mikko Sorsa, Senior Consultant

Julkaistu: 15.4.2018


Työvälineet muuttuvat – muuttuuko työskentelytavat?

30.3.2018

Microsoft Office 365 on lähes poikkeuksetta käytössä Suomen suurimmissa yrityksissä. Tällä hetkellä se tekee kovaa tuloaan myös kunnalliselle puolelle, joten pilvimaailman työkalut ovat kohta kaikkien käytössä. Enää ei tarvitse odottaa vuosia Office -työkalujen päivityksiä, vaan työkalut päivittyvät ”päivittäin” uusiempien versioiden ollessa aina kaikkien käytössä organisaatioiden näin halutessa. Mutta Office 365:ssa ei päivity vain ohjelmat vaan uusia ohjelmia tulee koko ajan lisää. Pahoin pelkään, että työntekijöiden kapasiteetti ei kaikkialla riitä tähän. Mikä siis neuvoksi?

Ryhmätyökulttuuri muutoksessa

Microsoftin O365 maailma on paras uudistus vuosiin, varsinkin mitä tulee isojen monikansallisten yritysten tarpeisiin. Se mahdollistaa lisäksi erinomaisen alustan eri organisaatioiden välisille yhteistyöprojekteille käyttäessä kaikille tuttuja välineitä. Oikein käytettynä näillä työkaduilla saavutetaan sellaista hyötyä, mihin aikaisemmin ei ollut työkaluja. Tai jos oli, niin ne olivat monen eri sovelluksen yhteiskäytön tuloksia. Osa työntekijöistä käytön hallitsi, mutta suurimmalla osalla oli enemmän tai vähemmän vaikeuksia niiden käytössä. Mikä siis on ongelma Office 365:n osalta?

Office 365 uudistaa ryhmätyöskentelyä

Microsoftin pikaviestintä pikaviestintätyökalu Lync ja sen erillinen Meeting-kokoustyökalu mullisti sähköisen viestinnän yritystasolla muutamia vuosia sitten. Sittemmin tuotteet yhdistyivät ja tänä päivänä monen tärkein toimistotyökalu onkin Microsoft Skype for Business. Sähköpostiohjelmana toimiva Outlook on omalla tavallaan tullut tiensä päätökseen, mikä ei ole ohjelman vaan käyttäjien vika. Täsmäviestintään tarkoitettu Outlook täyttyy aivan turhista viesteistä ja se alkaa näyttämään kolmekymmentävuotta vanhan omakotitalon autotallilta. Millään hakumenetelmälläkään ei tiedostoja löydä, kun tavaraa on vuosien saatossa kertynyt moninkertaisesti tarpeisiin nähden. Eli jos päivittäin ei ehdi tyhjentämään postilaatikkoaan, niin ei siitä mitään iloa pitkässä juoksussa työtehtävien hoitoon ole. Skype for Business onkin syrjäyttänyt Outlookin monissa työyhteisöissä eikä ihme! Mutta mikä on sitten tässä ongelma?

Teams syrjäyttää Skype for Businessin

Microsoftin uusi tiimityökalu eli Teams on tehty juuri tiimien käyttöön. Siinä on jo nyt olemassa Skype for Businessin tapainen kokouspalvelu ja Microsoft onkin ilmoittanut lopettavansa Skype for Businessin ja siirtyvän kokonaan Teamsin käyttöön. Teams onkin erinomainen ohjelma, mutta tuo eteen ison ongelman. Juuri nyt, kun pikku hiljaa hieman toimisto-ohjelmia heikommin käyttävä henkilökunta on oppinut käyttämään Skype for Businessia, ollaan heiltä viemässä työkalu pois ja edessä uuden oppinen. Valitettavasti kaikista ei ole jatkuvaan kehitykseen työkalujen käytön suhteen eikä näistä ohjelmista tulla organisaatioissa saavuttamaan niiden mahdollistamia hyötyjä. Mikä siis neuvoksi?

Työskentelykulttuurin muutos haltuun

Nyt kun uusia tuotteita syntyy kuin keskinkertaisia pienpanimo-oluita kotimaassa, on organisaatioilla peiliin katsomisen paikka. On korkea aika ottaa selvää, miten ja millaisiin tarkoituksiin ovat nämä uudet tuotteet kuten Groups (ryhmät), Teams (Tiimit) ja Planner (Suunnittelu) on tehty ja mitä puolestaan Modernit sivut SharePointin puolella on. Mikäli organisaatioiden johtohenkilöt eivät ole tiedon tasolla näistä uusista tuotteista Office 365 maailmassa, niin alkaa olemaan todella kiire ottaa selvää. Nimittäin yrityksen ryhmätyöskentely- ja viestintäkulttuuri saattaa lähteä helposti sivuraiteille, minkä korjaamisessa on omat haasteensa. Nykyiset työkalut nimittäin saattavat helposti johtaa siihen, että organisaation IT menettää hallinnan, miten organisaation tiedon hallintaa viedään tulevaisuudessa hallitusti eteenpäin. Ja tällaisesta villistä tiedonhallintakulttuurista ei kukaan organisaatio halua itseään löytävän.

Apua tarjolla

Me Solulla mielellämme kerromme miten kannattaa organisaation Office 365 ottaa käyttöön ja mitkä ovat sen sudenkuopat. Meiltä saat tiedon siitä, mikä on Microsoftin idea eri työkalujen taustalla ja miten tulevaisuuden moderni ryhmätyökulttuuri kannattaa organisoida. Lisäksi meillä on työkaluja siihen, miten IT-osasto ottaa tilanteen haltuun ennen kuin on myöhäistä. Mikäli kiinnostuit, ota meihin yhteyttä ja sovi aika tapaamiselle!

Onnellisia hetkiä Office 365:n parissa,
-Rami Rajakallio
SharePoint ja Office 365 konsultti

P.S. Tietoja kirjoittajasta: Kouluttanut ja konsultoinut niin Suomen suurimpia kuin keskisuuria yrityksiä, valtionhallintoa ja puolustusvoimia viimeiset 20 vuotta niin Tieturin kuin Solu Digitalin kautta.

Julkaistu: 30.3.2018


Office 365 Ryhmät – uhka vai mahdollisuus?

24.9.2017

Vuonna 2015 Microsoftin Office 365 tekijöiden, kehittäjien ja käyttäjien yhteisöstä alkoi kantautua viestejä uudesta toiminnallisuudesta, joka hyödyntää jokaisen Office 365 -tilauksen taustalla olevaa Azure Active Directory -tilausta.

Kyse oli tietenkin Office 365 Ryhmistä (Groups). Mielenkiinto Ryhmiä kohtaan kasvoi, kun huhtikuussa 2016 Microsoft julkaisi SharePoint Server 2016 -version ja samalla visionsa SharePointin tulevaisuudesta ja erityisesti sen pilviversion, SharePoint Onlinen uusien työryhmäsivustojen sovellusrajat ylittävistä uusista mahdollisuuksista.

Sittemmin olemme oppineet, että kunkin Office 365 sovellusten kautta luotavat sisällöt eli ”työkuormat” perustavat automaattisesti taustalla olevaan Azure Active Directoryyn käyttäjilleen uuden Ryhmän tehden heistä Ryhmän jäseniä. Olemme alkaneet ajatella Ryhmiä Azure Active Directoryssa toimialueen paikallisten turvallisuus- ja jakeluryhmien luonnollisena jatkumona.

Ryhmä ei ole sovellus, vaan liittää työkuormat toisiinsa käyttäjiensä välityksellä. Käyttäjä jakaa Ryhmän muiden jäsenten kanssa Outlookin keskustelut, kalenterin, SharePointin, Muistikirjan, Plannerin ja tietyissä tapauksissa muitakin sisältöjä. Eli niitä työkuormia.

Ryhmät on tarkoitettu jokaisen käyttäjän ulottuville ratkaisemaan ryhmätyöskentelyn haasteita organisaation sisällä ja yhteistyöverkostoissa. Office 365 sovellusten avulla voidaan käydä verkkokokouksia (Skype for Business ja Teams, tulevaisuudessa vain Teams) ja siten se osaltaan vähentää tarvetta matkustamiselle ja joustavoittaa kokoustyöskentelyä. Keskustelusovellukset (Outlook, Yammer ja Teams) tukevat erilaisten ryhmien ja verkostojen tapaa viestiä. Teams tarjoaa lisäksi joustavan tavan rakentaa työryhmille näkymiä joiden kautta niin keskustelut kuin tärkeät dokumentit ja tehtävät ovat aina helposti käsiteltävissä. Planner -sovellus tukee tehtävien hallintaa. Se mahdollistaa henkilökohtaisten ja esimerkiksi projektikohtaisten tehtävälistojen ylläpitämisen.

Kaikki edellä luetellut ovat erinomaisia asioita digitaalista tietotyötä tekevien ihmisten ja työryhmien näkökulmasta, mutta valitettavasti Office 365 Ryhmiä vaivaavat toistaiseksi eräät puutteet.

1 Epäyhtenäinen käyttökokemus

Ryhmien jäsenet käyttävät eri sovelluksia työtehtäviinsä ja vuorovaikutuksessa Ryhmän muiden jäsenten kanssa. Kukin sovellus palvelee omaa tarkoitustaan ja soveltuu parhaiten juuri siihen käyttöön, mihin se on tehty. Useimmilla Office 365 -sovelluksilla on takanaan pitkä historia työpöytä- ja pilviversioita. Ryhmäulottuvuus on tullut sovellusten näkökulmasta uutena, eräänlaisena lisäominaisuutena, ja käytettävyyden suunnittelussa on jouduttu tekemään kompromisseja. Ryhmien perustamisesta jäsenten hallintaan ja Ryhmän ominaisuuksien päivittämiseen asti käyttöliittymä vaihtelee riippuen siitä, minkä sovelluksen kautta toimintoja tehdään. Käyttökokemus on epäintuitiivinen.

2 Kokonaiskuvan hahmottaminen on vaikeaa

Office 365 sovellusvalitsimeen (vohveli) saapuu pian tervetullut päivitys,  mutta jatkossakaan se ei tarjoa helikopteriperspektiiviä kaikkiin ryhmiin joissa käyttäjä on jäsenenä tai omistajana. Jälleen on mahdollista sovelluskohtaisesti nähdä omat Ryhmänsä luettelona ja haun avulla on mahdollista löytää julkiseksi merkittyjä ryhmiä, mutta käyttöliittymä on karu ja siirtyminen tiettyyn Ryhmään, tiettyyn työkuormaan vaatii turhan monta klikkausta.

Admin-käyttäjille on tarjolla hallintatyökaluja sekä Exchange- että Azure AD järjestelmävalvojalle, mutta jälleen täytyy kysyä: miksi ryhmien hallintaan tarvitaan kaksi erilaista admin-työkalua?

3 Orpoja ja päällekkäisiä ryhmiä

Edellä kerrotuista syistä johtuen käy helposti niin, että samaa tarkoitusta varten luodaan kaksi Ryhmää. Yksinkertaisesti ei ole huomattu, että tätä tarkoitusta varten on jo perustettu Ryhmä, kun ollaan luotu uutta Ryhmää. Toinen mahdollinen syy päällekkäisille ryhmille on se, että perustetaan ensin Ryhmä vaikkapa kalenteria varten ja kun sitten myöhemmin tarvitaan Planneria tehtävien hallintaan, perustetaan Ryhmä sillekin, vaikka Planner löytyy jokaisesta Ryhmästä valmiina. Kunhan ensin tietää etsiä sellaista.

Office 365 Ryhmien hallintamalli

Hallintamallin avulla on mahdollista ratkaista ainakin osa edellä kuvatuista puutteista. Ryhmien ja pilvipalvelun tarkoitus ja tehtävä organisaatiossa, eri toimijoiden roolit ja tehtävät sekä yleiset pelisäännöt on hyvä ajatella ja kirjata ylös. Niitä miettiessä kannattaa kiinnittää huomiota tiedon elinkaareen, tietoturvaan ja tarvittavan osaamisen kehittämiseen. Hallintamalli ei  ole kerralla valmis, vaan vaatii jatkuvaa ajan tasalla pitämistä ja kehittämistä

Ryhmät ovat osa Microsoftin laajaa visiota,  jossa Office 365, Windows 10 ja EMS -tietoturvaratkaisut yhdessä muodostavat voimakkaasti tekoälyyn (AI) tukeutuvan digitaalisen alustan nimeltä Microsoft 365. Microsoftin tavoitteena on valtaistaa, varmistaa palveluidensa rajaamaton saavutettavuus ja rakentaa luottamusta teknologiaan. Microsoft 365 hyödyntää tekoälyä moniin tehtäviin datakeskusten kuormantasauksesta tietoturvaan, konekäännöksistä automaattisiin sisältönostoihin. Yleensä tekoäly työskentelee käyttäjiltä kokonaan piilossa, mutta Microsoft Graph ja Delve ovat käyttäjälle näkyvä esimerkki tekoälyn tarjoamista automaattisista sisältönostoista. Niiden ja samankaltaisen toiminallisuuksien kautta Office 365 näyttää meille tärkeät Ryhmät silloin kun ryhmiä on paljon.  Jos voimme luottaa siihen, että tekoäly oppii riittävän nopeasti nostamaan esiin juuri ne oikeat Ryhmät, ei tarvita hallintamallia, hierarkkisia tietorakenteita tai metatietoihin perustuvia salkkunäkymiä.

Itse en luottaisi pelkästään tekoälyyn, vaan loisin hallintamallin Ryhmien käyttöä ohjaamaan ja tukemaan. Hallintamallin lisäksi vähintäänkin harkitsisin toteuttavani toisen, läpinäkyvämmän tavan Ryhmien luontiin, selaamiseen ja hallintaan. Ennen vuoden 2017 loppua tulemme kertomaan uutisia tähän liittyen. Solu Digital tuo markkinoille tuotteen Office 365 Ryhmien perustamista ja elinkaaren hallintaa tukemaan. Pysy kanavalla.

Henry Scheinin
johtava konsultti

P.S. Tätä kirjoittaessa sain lukea uutisia Solu Machines Oy:n konkurssista. Solu Digital ja Solu Machines ovat (olivat) etunimikaimoja, mutta muuta yhteistä niillä ei ole. Solu Digital elää ja voi hyvin.

Julkaistu: 24.9.2017


Power BI:n neljä vaihtoehtoa

24.5.2017

Power BI:n lisensointiin on Power BI Premiumin myötä saatavilla nyt neljäskin malli. Samalla vanhoja malleja on osittain uudistettu. Toisaalta ei liene vahingoksi kerrata asioita, sillä liika selkeys ei liene koskaan ollut se Microsoftin hinnoittelukäytäntöjen huonoin puoli.

Lisenssivaihtoehtoja on nyt neljä:
· Ilmainen Power BI Desktop
· Vanha tuttu Power BI Pro
· Vain paikalliseen käyttöön Power BI Report Server
· Uusi Power BI Premium.

Power BI Free

Nimensä mukaisesti Power BI Free tarjoaa Power BI:n keskeisimmät ominaisuudet ilmaiseksi käyttöön. Ilmaisversiolla Power BI –raporttien jakaminen organisaation jäsenille tai ulkoisille käyttäjille ei ole mahdollista. Jakaminen tunnistamattomille käyttäjille, siis julkisesti, tosin on mahdollista käyttäen ”Publish to Web” –toimintoa. Tällä tavoin jaettu sisältö on julkista ja kuka tahansa voi tarkastella sitä. Tämä onkin ilmaisessa mallissa tilanteesta riippuen joko hyvä tai huono puoli. ”Publish to Web” julkaisee http-linkin raporttiin niin kryptisessä muodossa, että sen arvaaminen on käytännössä mahdotonta. Linkin sijoittaminen suojatulle sivulle auttaa hieman, mutta missään nimessä tietoturvallisesta ratkaisusta ei ole kyse.

Power BI Pro

Kauan saatavilla ollut lisensointimalli Power BI Pro ei ole kokenut suuria muutoksia sen paremmin ominaisuuksiensa, kuin hinnoittelunkaan osalta. Tuotteen hinta on toistaiseksi 8,40€ kuukaudessa per käyttäjä. Tämä yrityskäyttöön tarkoitettu malli antaa käyttäjille mahdollisuuden ryhmätyöskentelyyn ja jakamiseen. Power BI Desktop, jolla Power BI –sisältöä luodaan, on lisenssimallista riippumatta täysin sama tuote.

Power BI Report Server

SQL Serverin Enterprise versio ja sen Power BI Report Server –laajennus yhdessä Power BI Desktopin kansssa tarjoavat mahdollisuuden Power BI -raporttien julkaisemiseen on-premises eli omassa sisäverkossa. Power BI Desktop on tässäkin mallissa ilmainen, mutta yrityskäyttöön soveltuvat ominaisuudet, esimerkiksi jakamistoiminnot, edellyttävät Power BI Pro -käyttöoikeuden hankkimista raporttien tekijöille. SQL Serverin hinnoittelusta on kerrottu lisää täällä. Tämä malli kiinnostanee ensisijaisesti organisaatioita, jotka eivät missään oloissa halua viedä dataa pilveen ja joilla jo on SQL Server Enterprise ja siihen liittyen Software Assurance (SA) -lisenssi hankittuna.

Power BI Premium

Tämä kokonaan uusi malli mahdollistaa eri tavoin raportteja käyttäville erilaiset lisenssit. Tiedon kuluttajat, siis käyttäjät, jotka vain lukevat raportteja, eivät tarvitse henkilökohtaista lisenssiä. Sen sijaan hinnoittelu on kapasiteettiin perustuvaa. Power BI Premium –tilaus käsittää 100 TB tallennustilaa Microsoftin pilvessä, mahdollisuuden käyttää Power BI Embedded –mallia, esimerkiksi omiin sovelluksiin integroitujen raporttien toteuttamisessa, sekä SQL Server Report Server -lisenssin.

Myös Power BI Premium sisältää mahdollisuuden Power BI Report Serverin käyttöön. Niinpä se mahdollistaa raporttien julkaisemisen joustavasti hyödyntäen sekä paikallisesti että pilveen tallennettua dataa.

Tiedon tuottajille pakollinen Power BI -käyttöoikeus on hinnaltaan sama kuin Power BI Pro –mallissa eli 8,40 € kuukaudessa per käyttäjä. Premium-version hinnan laskemisessa voi käyttää apuna tätä hintalaskuria.

Henry Scheinin

Julkaistu: 24.5.2017


Keskustelu- ja ryhmätyövälineiden runsaudenpula

24.12.2016

Office 365 tarjoaa käyttäjille koko joukon erilaisia keskustelu- ja ryhmätyövälineitä. Työryhmän jäsenten kytkeytyminen verkostoihin ja niiden suosima vuorovaikutustyyli auttavat suunnittelemaan sopivan keskustelu- ja ryhmätyövälineen valintaa. Tässä kirjoituksessa ei käsitellä sitä, kuinka järjestelmävalvoja voi suosia tai rajoittaa niistä joidenkin käyttöä, vaan keskitytään pohtimaan mahdollisuutta ennakoida käyttäjien todennäköisiä valintoja. Järjestelmävalvojan näkökulmaa tullaan käsittelemään myöhemmin julkaistavassa tekstissä.

Harold Jarche on kanadalainen oppimisen ja työn organisoimisen asiantuntija. Hän ehti toimia yli 20 vuotta Kanadan asevoimien palveluksessa erilaisissa kouluttamiseen liittyvissä tehtävissä ennen kuin hän vuonna 2003 perusti oman konsulttitoimiston. Jarche on luonut koko joukon käsitteitä jotka auttavat ymmärtämään työelämän jatkuvan muutoksen vaikutuksia. Hän uskoo, että kyky oppia uusia asioita on ainoa kestävä kilpailuetu aikana, jota hän kutsuu nimellä perpetual beta—ikuinen kokeilu. Ikuisen kokeilun ajatukseen sisältyy muun muassa, että se korostaa organisaatiomuutoksen sosiaalista vaikuttavuutta muutoksen teknisen toteuttamisen yksityiskohtien sijaan.

Jarche on kirjoittanut yhteiskunnasta, organisaatiosta ja taloudesta, joiden mallit on luotu aikana, jolloin vaihdon kohteena olivat fyysiset, eivät aineettomat hyödykkeet ja vuorovaikutus oli aina ensisijaisesti paikallista, ei globaalia. Kun hyödykkeemme ja vuorovaikutus muuttavat luonnettaan, olisi yhteisöjenkin muututtava mukana.

Tehdäkseen tiedosta kilpailuedun organisaatioiden pitää kytkeytyä verkostoihin, joista sen jäsenet ammentavat henkilökohtaisen tietonsa, oppivat uutta ja joiden jäseninä he itse asiassa tekevät suuren osan työnsä varsinaisesta sisällöstä, vaikkei niitä aina olekaan kuvattu organisaatio- tai prosessikaavioissa.

Työn tulevaisuus on erilaisten tuottavuus-, vaikuttamis- ja yhteistyöverkostojen toiminnan yhteen sovittamista. Yhteistyöverkostot organisoituvat tiedon jakamisen ympärille. Vaikuttamisverkostojen jäsenet ovat valmiita syvempään vuorovaikutukseen ja mielipiteiden vaihtoon ja käsitystensä ja ymmärryksensä jakamiseen—ja uuden oppimiseen. Tuottavuusverkostot ovat tavoitteellisia ja selkeästi organisoituja ja niiden jäsenet jakavat työt keskenään.

Jutustelu, keskustelu ja ryhmätyö

Simon Terry on australialainen konsultti ja yritysvalmentaja, joka on kirjoittanut jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön merkityksistä työyhteisöissä. Useimmat pitävät arkista jutustelua viihdyttävänä ja inhoavat kokouksia. Ryhmätyö on kaikille välttämätöntä, mutta sen mahdollisuuksia ei ehkä tunnisteta, eikä varmasti osata hyödyntää.

Verkostot ja vuorovaikutustyylit Harold Jarchen ja Simon Terryn mukaan

Jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön käyttäytymismallit vahvistuvat juuri tietyntyyppisissä verkostoissa. Jutustelu on yhteistyöverkostoille ominainen tapa viestiä ja jakaa tietoa. Vaikuttamisverkostojen jäsenet ovat keskustelevat mielellään, vaikuttavat toistensa mielipiteisiin ja luovat uutta tietoa. Tuottavuusverkostojen jäsenet tekevät keskenään ryhmätyötä organisaation konkreettisten tavoitteiden toteutumiseksi. Terryn mukaan viestintä- ja tiedonhallintavälineiden hankinnassa ei kiinnitetä riittävästi huomiota erilaisten vuorovaikutuksellisten käyttäytymismallien erityispiirteisiin, vaan pyritään usein ratkaisemaan kaikki ongelmat yhden välineen avulla. Vastatakseen erilaisiin tarpeisiin, välineen täytyy kuitenkin olla hyvin monipuolinen.

Monipuolinen tarkoittaa valitettavasti yleensä myös monimutkaista. Vaihtoehdoksi tarjotaan ”best-of-breed” –tyyppisiä sovelluksia, jotka kyllä suoriutuvat erinomaisesti kapeasta niistä käyttäjävaatimuksista, joita vasten ne nimenomaisesti on kehitetty, mutta eivät integroidu muihin järjestelmiin välttämättä heti ja helposti. Toisaalta, useamman erikoistyökalun käyttäminen ei pelasta meitä siltä, että viestit ja kanavat tahtovat sekoittua keskenään. Vaikka erilaisten käyttäytymismallien, jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön välillä osaamme liikkua sujuvasti, osaamme jopa kertoa moodin vaihtumisesta muille: ”tämä asia vaatii laajempaa keskustelua,” kontekstin vaihto digitaalisten viestintäkanavien välillä ei aina suju yhtä helposti. Käyttäytymismallit ovat suhteellisen universaaleja ja pysyviä, mutta organisaatioiden tulisi ymmärtää kuinka ja milloin tukea erilaisia vuorovaikutustapoja ja mitä se välineiltä vaatii.

Digitaalisen ryhmätyön ja keskustelun välineet Microsoftin tapaan

Yammerin ja SharePointin vihdoin löydettyä paikkansa käyttäjien mielessä, Microsoft on vuoden 2017 alussa tuomassa markkinoille uuden keskusteluvälineen osana Office 365 tuoteperhettä. Tarkkaa päivää Microsoft Teamsin tuotantoversion julkaisulle ei ole, mutta käytännössä Teams on jo tällä hetkellä kaikkien Office 365 –käyttäjien ulottuvilla ja kytkettävissä hallintakäyttöliittymästä. Käyttäjistä tieto uuden keskusteluvälineen julkaisusta saattaa tuntua runsaudenpulalta ja valinta eri välineiden kesken entistä vaikeammalta. Ahdistusta lisää ehkä entisestään Office 365 Groups, jonka avulla Outlookin jakelulistat voidaan muuntaa ryhmiksi, joiden sisäisiä keskusteluja voidaan käydä paitsi sähköpostijakelujen tapaan, myös keskustelusyötteinä Outlookin selainkäyttöliittymässä ja joka taustalla tekee asioita käyttäjän puolesta usein kysymättä.

Office 365 Groupsin roolia ei vielä ole täysin kaikkien käyttäjien toimesta ymmärretty. Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote, Kalenteri, Skype, Yammer, Planner ja Teams ovat osa Office 365 tuotetta ja niistä käytetään hieman hankalasti suomennettavaa käsitettä ”workload” eli Työkuorma. Työkuormalla tarkoitetaan tässä sovelluksen, laskentatehon ja käyttäjien aktiviteetin yhdistelmää. Siis jotakin enemmän, kuin pelkkä sovellus.

Office 365 Groups ja työkuormat

Office 365 Groups taas ei missään nimessä ole sovellus, vaan sitä kannattaa ajatella käyttäjähakemistoalustana, jonka päällä tiedot, käsitteet ja työt jaetaan ryhmän jäsenten kesken. Ryhmästä riippuu, mitä välineitä se tarvitsee ja haluaa käyttää. Käyttäjät voivat useimmissa Office 365 –ympäristöissä melko vapaasti luoda työkuormien välityksellä Office 365-ryhmiä ja juuri tätä valinnan vapautta ja hajautetun hallinnan periaatetta Microsoft tuo nyt korostetusti esille.

Viestintä- ja ryhmätyövälineiden runsaudenpula yksin Office 365 alustalla, herättää kysymyksiä siitä kuinka valita näistä sopivat tai sopivien yhdistelmä, ja toisaalta onko tässä varmasti kaikki mitä tarvitaan. Käyttäjien mieltymyksiä ja ryhmätyön ja keskustelun välineiden valintaa on selitetty muun muassa ikäjakaumalla. Esimerkiksi Teamsin kaltainen persistentti pikaviestinä on selvästi suositumpaa milleniaalien (s. 1980-1997) kuin x-sukupolven (s. 1965-1979) keskuudessa ja ero suurten ikäluokkien (s. 1946-1964) ja z-sukupolven (s. 1998-2020) välillä on vielä suurempi. On myös vertailtu eri välineiden suoriutumista ja valmiuksia esimerkiksi läpinäkyvyyden, välittömyyden, kompleksisuuden ja ryhmän koon näkökulmista. Sukupolvi saattaa olla hyvä tapa selittää yksittäisen käyttäjän mieltymystä tiettyyn välineeseen ja ominaisuuksien vertailu on hyödyllistä silloin kuin välineelle asetetut käyttäjävaatimukset on onnistuttu määrittelemään.

Microsoft ei yritä saada meitä valitsemaan yhtä välinettä tarjoamastaan, vaan valitsemaan niistä ne kaikki, jos ne miellyttävät käyttäjää. Simon Terry kritisoi Microsoftia siitä että se yrittää näin vallata ”kauppojen hyllyt” ja IT-ostajien mielet. Toisaalta juuri tämä ”jokaiselle jotakin” –tarjonta yhdistää ominaisuuksiltaan erilaiset sovellukset työkuormina Office 365 Groupsin kautta yhtenäiseksi käyttökokemukseksi, minkä pitäisi edesauttaa siirtymistä vuorovaikutustyylien ja verkostojen välillä.

Verkostot, vuorovaikutustyylit ja Office 365 Työkuormat

Olen yhdistänyt Harold Jarchen ajatuksen jakamisesta erilaisissa verkostoissa, Simon Terryn vuorovaikutustyylien ja Microsoftin Office 365 työkuormat samaan kuvaan. Nelikentän pystyakselina toimivat verkostoa määrittävä käsitepari, rakenteinen ja epämuodollinen, joilla tarkoitetaan verkoston organisoimisen tapaa. Sen vaaka-akselina toimivat käsitteet tavoitteellinen ja kokeileva, joilla tarkoitetaan tapaa jolla verkoston tehtävät määräytyvät. Samalle akselistolle olen sijoittanut Office 365 työkuormat SharePoint, Outlook, Yammer, Skype ja Teams. Toivon tämän verkoston organisoitumisen tapaan ja vuorovaikutustyyliin sidotun mallin avulla olisi mahdollista suunnitella ja tukea organisaatiota digitaalisten keskustelu- ja ryhmätyövälineiden valinnassa ja käyttämisessä sekä auttaa mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa.

Henry Scheinin
johtava konsultti

Julkaistu: 24.12.2016


Project Online käyttöön – Ketterästi käyttöön

24.10.2016

“Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla.” sanoo Arno Hakkarainen.

Pilvipalvelut ovat teknisesti heti tarjolla käyttöön pienin mukautuksin. Miten huolehdimme, että käyttäjät ja koko organisaatio kykenee hyödyntämään työkalun mahdollisuudet nopeasti ja joustavasti. Voiko käyttöönotto olla ketterä?
Microsoftin Project-tuoteperhe tarjoaa joustavan ja monipuolisen valikoiman erilaisiin projektinhallinnan työvälinetarpeisiin. Valikoiman mielenkiintoisin tuote on pilvipalveluihin nojautuva Project Online. Se tarjoaa Project Serverin tavoin monipuolisen ja skaalautuvan alustan projektinhallinnan eri kypsyystasoille. Organisaation koolla ei liioin ole väliä, tuote tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia niin pienille kuin suurille käyttäjämäärille.

Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla. Varsinaiset mukautukset, salkkuattribuutit, näkymät, käyttäjäoikeudet ja vastaavat tehdään samoin kuin perinteisessä palvelinratkaisussa.

Organisaation projektikulttuurin kypsyys ja käyttäjämäärä ohjaavat ratkaisun käyttöönottoprosessia. Kun asiakkaalla on selvä kuva siitä mitä tavoitellaan välineen käyttöönotolla, on varsin helppo yhdessä määritellä miten asiat ja toiminnallisuudet viedään työvälineeseen. Useammin on kuitenkin edessä tilanne, jossa asiakas on vasta siirtymässä yhteisten projektityötapojen käyttöön. Tällöin korostuu toimittajan vastuu siitä, että osataan kulkea käyttöönottoprosessi oikein ja asiakkaan kannalta tehokkaasti eteenpäin. Tiekartan laatiminen yhdessä ja vaiheittainen eteneminen luovat edellytykset onnistuneelle käyttöönotolle ja työkalun arjen käytölle.

”Learn-By-Doing”

Perinteisesti käyttöönotto tapahtuu pienen tiiviin ryhmän kanssa. Tavoitteena on saada mahdollisimman valmista ennen ratkaisun lanseerausta organisaatiolle. Tapa on tehokas, mutta pitää sisällään monia seikkoja joiden kanssa tulee olla tarkkana, kuten käyttötapojen määritys eri rooleissa, koulutukset ja muutoksen hallinta.

Kokemus on osoittanut hyväksi, tavan edetä pienin joustavin askelin eteenpäin. Määritellään ja viedään järjestelmään perusasiat, niin sanotut minimivaatimukset, jonka jälkeen lähdetään etenemään laittaen toiminnallisuus kerrallaan kuntoon.
Se kuinka nopeasti edetään ja mitä toiminnallisuuksia otetaan käyttöön, riippuu asiakkaan lähtötilanteesta ja tavoitetasosta. Pienin ketterin askelin etenemällä ja laittamalla asiat pieninä palasina kuntoon saadaan synnytettyä oivalluksia ja ”ahaa-elämyksiä”. Lopputuloksena saadaan luotua yhteinen ymmärrys projektimenetelmän ja työvälineen välisestä suhteesta.

Toinen merkittävä seikka ketterässä etenemisessä on se, että näin edeten organisaation sitouttaminen on myös helpompaa. Asioita voidaan määrittää tarkemmin pienissä paloissa, jokainen käyttäjäryhmä saa äänensä kuuluviin ja samalla käyttäjät myös hahmottavat miten omat toiveet ja vaatimukset peilaavat organisaation vaatimuksiin. Näin luodaan yhdessä organisaation oma projektinhallinnan työväline.

Pilvipalvelut ovat yhä enemmän päivittäistä arkea ja ohjaavat uudenlaiseen ajatteluun työkalujen hyödyntämisestä ja teknisen alustan mahdollisuuksista. Erityisesti korostuvat mallit ja tavat, joilla otamme työkalut käyttöön joustavasti käyttäjien ehdoilla ja arkea varten.

Arno Hakkarainen
Senior konsultti, erityisosaamisena Microsoft Project -tuoteperhe

Julkaistu: 24.10.2016


Ideasta projektiksi, projektista työtilaksi, työtilasta arkistoon

24.9.2016

Tuhannen hengen organisaatio tuottaa kymmenessä vuodessa miljoona dokumenttia

Henry Scheinin

Aikaansa seuraavan organisaation keskitettyä tiedonhallinnan ja viestinnän ratkaisua kutsutaan yhteisölliseksi intranetiksi. Yhteisöviestintä on kivijalka. Sen päälle nostetaan tasavahvoina viestinnällinen osa ja työtilaratkaisu. Viestinnällinen intranetin osa toteuttaa organisaatioviestinnän tehtävää ja työtilojen avulla ratkaistaan tiedonhallinta ja vertaisviestintä.

Mitä vikaa tässä kuvassa on?

Se, että näennäisesti keskenään samanarvoiset asiat ovat todellisuudessa samanarvoisia vain tietystä, rajatusta näkökulmasta katsottuina. Valitettavasti juuri tämä näkökulma on ratkaisun hankinnan ja toteutuksen aikana usein se vallitseva.

Kaikki tieto ei ole samanarvoista. Tahattoman viestintäongelman ei välttämättä tarvitse olla wardrobe malfunction–mittakaavaa aiheuttaakseen paljon päänvaivaa. Johtaminen on viestimistä. Vääristymättömän viestin perillemeno täytyy voida varmistaa. Tarvitaan megafoni jolla voi kertoa asiat niin että kaikki varmasti kuulevat. Siksi organisaatiot priorisoivat megafonin, viestinnällisen intran, hankintaa ja toteutusta.

Tämä on jo sinällään vähän mutta sovittamattomasti ristiriidassa yhteisöllisen intranetin perusajatuksen kanssa. Tarkoitus on antaa ääni kaikille henkilöstöryhmille, lisätä vuorovaikutusta ja valtaistaa. Verkostomaiset työtavat ja niiden tuoma työilmapiirin muutos, työvälineiden ja -tapojen kuluttajistuminen, omat laitteet ja työn ja vapaa-ajan välisen eron hämärtyminen kaikki luovat painetta ottaa yhteisöllisyys vakavasti ja tukea verkostojen toimintaa.

Megafonin hankinnan varsinainen ongelma liittyy ajoitukseen. Merkittävä osa yhteisöllisen intranetin toteuttamisen resursseista käytetään yleensä ratkaisun elinkaaren alkuvaiheessa. Tiedonhallinnan ja vertaisviestinnän välineet määritellään ylimalkaisesti jos lainkaan ja käyttöönotto jätetään organisaation omalle vastuulle. Usein tämä ”sama viesti kaikille” ajattelu johtaa myös siihen että organisaation ja sitä ympäröivän maailman välinen kuilu kasvaa ja ajaudutaan yhä kauemmas tiedon ekosysteemiajattelusta.

Ajattele tiedon elinkaarta.

Organisaatioiden tieto on valtaosin dokumenteissa. Dokumenttien ohella tietoa viedään esimerkiksi rakenteisiin tietojärjestelmiin eli tietokantoihin. Tietoa on viesteissä joita organisaation jäsenet lähettävät ja vastaanottavat. Tuhannen hengen organisaatio tuottaa kymmenessä vuodessa miljoona dokumenttia. Käsiteltävien dokumenttien määrä käyttäjää kohden on kymmenkertainen. Niiden lisäksi ovat vielä viestit, tietueet, liput ja laput.

Organisaation suhtautuminen tietoon määrittää tiedolle arvon. Tieto voidaan nähdä rasitteena jonka säilyttäminen maksaa. Vaihtoehtoisesti se voidaan nähdä voimavarana jonka karttuminen kasvattaa tietopääomaa. Tietoasenteesta johdettavat ratkaisut määrittelevät tiedon saavutettavuuden, löydettävyyden ja yhdisteltävyyden. Tiedon kartuttamiseen tähtäävä asenne johtaa tiedon elinkaaren hahmottamiseen kokonaisuutena.

Tiedon elinkaariajattelu saattaa edellyttää ideoinnin, projektinhallinnan ja arkistoinnin kokonaisratkaisua. Sen sijaan että kutakin varten hankitaan omat erillisratkaisunsa viestinnällisen intranetin lisäksi, nämä voidaan nähdä tiedon elinkaaren hallinnan näkökulmasta toisiaan tukevina vaiheina.

Työtilaratkaisu on mahdollista suunnitella kunnioittaen viestinnällisen intranetin ajatusta, raivaten tiedonhallinnan esteitä ja aidosti tukien verkostojen toimintaa, mutta se edellyttää priorisointia sekä oikea-aikaista ja riittävää resurssien allokointia. Onnistuneen ratkaisun avain on mieltää tiedon hallinta tiedon elinkaaren hallinnaksi.

Henry Scheinin
Senior Consultant

Julkaistu: 24.9.2016


Ketterä ohjelmistokehitys

24.7.2016

Ohjelmistoja määritellään usein jopa monen kuukauden ajan, vaikka tosiasiassa keskeisiä ominaisuuksia onnistuneen sovelluksen kannalta on vain kourallinen. Koska työstäminenkin maksaa, tehokkaampi lähestymistapa on keskittyä ydinasioihin käyttötapausten kautta. Iteratiivinen ohjelmistokehitys on läpinäkyvä tapa tehdä asioita ja asiakas saa taatusti rahoilleen vastinetta. Lopputuloksena on käyttäjien suosima sovellus satojen huitaisten tehtyjen ominaisuuksien sijaan.

Kalle Markkanen

Kalle Markkanen

Älä ylikehitä. Perinteisessä ohjelmistokehityksessä määrittelyä ja koodausta tehdään parhaimmillaan kuukausikaupalla, mutta lopputulos ei silti ole välttämättä halutun kaltainen. On tutkittu, että ohjelmistojen ominaisuuksista käytetään vain murto-osaa. Ketterässä ohjelmistokehityksessä paneudutaan näihin ydintarpeisiin. Rönsyily ja turhien ominaisuuksien rakentaminen kuluttaa rahaa niin määrittely-, rakennus- kuin ylläpitovaiheessakin.

Iteratiivisella mallilla etenevä ketterä ohjelmistokehitys perustuu tiiviisiin parin viikon mittaisiin sprintteihin, joissa sovittujen tavoitteiden pohjalta luodaan tuotantokelpoista ohjelmistoa. Sprintin jälkeen asiakas voi konkreettisesti arvioida projektin suuntaa, ideoida ominaisuuksia tarkemmin, karsia rönsyt pois ja sovittaa tekemisen käytettävissä olevaan budjettiin.

Ole aktiivinen. Ketterä ohjelmistokehitys edellyttää, että asiakas on itsekin aktiivinen ja arvioi projektin kuluessa, ovatko kunkin sprintin tulokset sitä, mitä tilattiin. Vaiheesta toiseen edetään testaamisen kautta; testidatalla voidaan yhdessä mallintaa miten ohjelmisto toimisi juuri halutulla tavalla. Iteratiivinen ohjelmistokehitys on kaiken kaikkiaan todella läpinäkyvä tapa tehdä asioita; asiakas saa rahoilleen vastinetta ja voi heti ottaa kantaa siihen, mennäänkö oikeaan suuntaan.

Hyödynnä modulaarisuuden mahdollisuudet. Modulaarisuus lisää osaltaan ohjelmistokehitykseen ketteryyttä. Mikäli jotain halutaan muuttaa, muutokset eivät riko olemassa olevia toiminnallisuuksia tai heijastu muihin toimintoihin vaan yhden osion kehittäminen riittää.

Hallitse prosessit. Ketterässä ohjelmistokehityksessä toteutus kehittyy pikkuhiljaa täydellisemmäksi ja valmiimmaksi. Ohjelmiston elinkaari alkaa kuitenkin jo ensimmäisten koodirivien kirjoittamisesta ja jo ensimmäisen sprintin tulokset pitää pystyä asentamaan testiympäristöön automatisoidulla prosessilla. Mikäli asennusprosessi on työläs ja paljon manuaalista työtä vaativa, se jää helposti tekemättä ja testaamatta. Ominaisuusorientoitunut lähestymistapa mahdollistaa selkeän kuvan muodostamisen siitä, mitä ominaisuuksia sprintin lopputulokseen sisältyy. Näin sekä asiakkaalla että ohjelmiston kehitystiimillä on jatkuvasti selkeä kuva tavoitetilasta.

Kalle Markkanen
Senior software developer

Julkaistu: 24.7.2016


Selkeyttä projektinhallintaan

24.5.2016

Projektimainen työtapa on monissa organisaatioissa jo arkea. Projektien moninainen luonne ja vaihteleva koko kuitenkin vaativat erilaisia projektihallinnan työkaluja, jotta asioiden etenemistä voidaan seurata ja kehittää eheästi.

Yritykset ja muut organisaatiot pyrkivät ketteryyteen ja toimivaan kommunikaatioon entistä määrätietoisemmin. Päästäkseen tähän pisteeseen on tärkeää, että jokaisella organisaatiossa on yhteiset tavat toimia.

Projektikulttuurin kehittäminen vaatii projektityötapojen yhtenäistämistä. Tarvitaan esimerkiksi yhteinen projektimalli yksittäisten projektien läpiviemiseen ja hankejohtamisen malli yli projektien.

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja

Tehokkaassa projektityöskentelyssä tiedon on oltava oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Usein ongelmana nähdään hankala pääsy tietoon ja sen siiloutuminen.

“Yksi tapa tehostaa työskentelyä on perustaa virtuaalinen työtila. Tarjoamamme Microsoft SharePoint-alustan kautta kommunikointi tapahtuu hallitusti, samalla kun aikataulut, tehtävät ja dokumentit ovat aina oikeiden tahojen käsillä.”

Selkeällä kommunikaatiolla ja läpinäkyvällä tiedonhallinnalla vältetään tiedon siiloutumista ja tehdään projektityöskentelystä entistä eheämpää.

Kommunikaation siirtäminen virtuaaliseen työtilaan vähentää sähköpostien kautta kulkevaa tietoa, joka tiedetysti parantaa tietoturvaa. Yhtenäinen toimintamalli ja työskentelyalusta mahdollistavat myös reaaliaikaisen ja automaattisen raportoinnin projektisalkun avulla.

Työkalun avulla kommunikointi selkeytyy ja turhalta tiedon saalistamiselta vältytään. Organisaation johto voi tarkkailla projektien etenemistä oman näkymänsä kautta, kun taas asiakkaalle voidaan avata näkymä vain haluttuun osaan projektista.

Projektinhallinnan työkalujen on tarkoitus tuoda selkeyttä ja lisätä tehokkuutta. “Haluamme tehdä asiakkaalle oman kokoisia ja näköisiä ratkaisuja, jotta työkaluilla saavutetaan aidosti tuloksia. Selkeällä kommunikaatiolla ja läpinäkyvällä tiedonhallinnalla vältetään tiedon siiloutumista ja tehdään projektityöskentelystä entistä eheämpää”, päättää Koskela.

Marko Koskela
kaupallinen johtaja

Julkaistu: 24.5.2016


SOLU DIGITAL ESPOO

c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2
02150 Espoo

Katso kartta

SOLU DIGITAL TURKU

Yliopistonkatu 26 B
20100 Turku

Katso kartta

Skanska Valio L&T Metso automation Fennia Eduskunta   Vero

Copyright © 2019 Solu Digital